【9月1日は防災の日】災害に備える‟オフィスの防災”とは？

9月1日は「防災の日」ですね。

ここ数年、日本でも地震や大雨などによる災害も少なくありません。「防災の日」は、日ごろの備えを改めて見直す良い機会ですよね。オフィスでも、平時から災害に備えておく必要があるでしょう。

今回は、オフィスの防災をテーマにお話ししていきますね。

9月1日は「防災の日」
防災とは
オフィスの防災
1. どんな災害が想定される？
2. オフィスの5つの防災対策
ISVのシェアオフィス防災の取り組み

9月1日は「防災の日」

毎年9月1日は「防災の日」です。昭和35（1960）年の閣議で、この日を「防災の日」とすることが決定されました。
では、なぜこの日が選ばれたのでしょうか。

理由のひとつとしては、大正12（1923）年9月1日に起きた「関東大震災」があります。
また、この時期は台風シーズンでもあり、昭和34（1959）年9月26日の「伊勢湾台風」では、家屋の倒壊・浸水・死者・行方不明者などの被害が戦後最大となりました。

地震や風水害等に対する心構え等を育成するために、「防災の日」が創設されたといわれています。

昭和57（1982）年からは、9月1日の「防災の日」を含む1週間は「防災週間」とされるようになり、行事や訓練が行われるようになりました。

防災とは

そもそも、「防災」とは何なのでしょうか？　知っているようで知らない方もいるかもしれませんね。

「災害対策基本法」の第2条では、「防災」を以下のように定義しています。

第二条　この法律において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

一　災害　暴風、竜巻、豪雨、豪雪、洪水、崖崩れ、土石流、高潮、地震、津波、噴火、地滑りその他の異常な自然現象又は大規模な火事若しくは爆発その他その及ぼす被害の程度においてこれらに類する政令で定める原因により生ずる被害をいう。

二　防災　災害を未然に防止し、災害が発生した場合における被害の拡大を防ぎ、及び災害の復旧を図ることをいう。
「災害を未然に防止し、災害が発生した場合における被害の拡大を防ぎ、および災害の復旧を図ることをいう」

自然による災害のほかに、人為的な原因によって発生する災害もあります。

例えば、工場などで起こる火災などの災害（産業災害）、調査や計画、設計のミスや不備によって起こる災害（管理災害）、自動車や飛行機などの事故に関する災害（交通災害）、大気汚染や水質汚濁など環境汚染が原因で起こる災害（都市公害）などが当てはまります。

自然災害にしろ、人為的災害にしろ、いつ何時発生するかはわかりません。
不測の事態に対応できるように、家庭と同じように、オフィスでも普段から災害への備えをしておくことが非常に重要です。

オフィスの防災

それでは、「オフィスの防災」について考えていきましょう。

昨今、コロナ禍を経て、在宅ワークやリモートワークの拡大、シェアオフィスの利活用など、さらに働き方の多様化が進んできました。‟1つのオフィスに通勤・勤務して働く”という働き方に留まらなくなってきています。

そのため、オフィスという働く場所の管理、社員やスタッフの管理も、これまでのやり方では対応しきれないことが増え、地震・火災・水害などの災害が発生した非常時の対応も、社会の変革とともに変化が求められているといえるでしょう。

どんな災害が想定される？

オフィスで対策を考えるべき災害は、主に火災・地震・水害などです。

OAタップの容量オーバー、電気コードの劣化、ホコリや湿気による漏電など、電気機器の適正でない使用状況によっては、火災が発生してしまうかもしれません。

また、震度5強以上の大地震による家具や機器の倒壊、窓ガラスの破損、台風や大雨が引き起こす洪水や浸水被害などの災害に備える必要があります。

オフィスの5つの防災対策

このような万一の事態が発生したときに、従業員の命や安全を守り、被害を最小限に抑えるために、平時より企業防災に取り組んでおくことが重要です。

それでは、オフィスではどんな防災対策を取ればよいのでしょうか？　解説していきましょう。

①防災グッズなどの備蓄

大規模な災害が発生したとき、電車やバスなどの公共交通機関が停止してしまうケースもあります。また、電気やガス・水道などのライフラインに障害が起きることもあります。

一般的に、ライフラインの復旧には、電気が約6日、上水道が約30日、ガスが約55日（※地域や状況によって変動）ほどかかるとされ、支援物資の到着には3日～数日かかるといわれています。

帰宅困難になる従業員が出ることも考慮し、最低でも3日程度、できれば1週間分の水や食料を備蓄しておきましょう。1日分の水は1人当たり3リットル、食料は3食分必要です。

また、毛布などの防寒グッズ、ヘルメット、軍手、ラジオ、ヘッドライト、簡易照明、電池、非常用発電機も用意しておきましょう。一般電話や携帯電話の回線が使えない状況になった場合のために、‟デジタル無線”で通信可能なデジタル無線機を導入しておくのもよいかもしれません。

非常用トイレ、トイレットペーパー、マスク、歯ブラシ、生理用ナプキンなどの衛生用品や、消毒液や包帯・ばんそうこう・ガーゼ、胃腸薬・解熱剤などの医薬品が入った救急セットを保管しておくと安心です。

また、災害時に備蓄品の保管場所に到達できない可能性もあるので、各従業員のデスク周りに、水や食料などが入った最低限の備蓄品を設置しておき、「分散備蓄」しておくのもおススメです。

備蓄品については、消費期限・使用期限が切れていないか、破損や故障がないかなど、定期的に点検を行い、いざという時に利用できる状態にしておきましょう。

②連絡・安否確認体制を整備しておこう

昨今は自宅やシェアオフィスなどでのリモートワークも珍しくなくなりました。

災害が発生したときに、オフィス内にいる従業員のみならず、外にいる従業員の安否確認を行う必要があります。
そのための連絡体制を確立しておきましょう。

常に最新の情報を維持するためにも、各従業員のメールアドレスや電話番号の変更の申し出を徹底しておくことが大事です。

例えば携帯電話回線が使えなくなるケースも考えられるため、連絡手段は1つだけでは不十分です。先ほど触れたデジタル無線のほか、トランシーバー、衛星通信、拡声器などで情報伝達をしたり、バイクや自転車を使って直接出向いたりする方法も考えられます。

また、「災害用伝言ダイヤル（171）」、携帯電話の「災害用伝言板」、インターネットの「災害用ブロードバンド伝言板（web171）」などを活用することもできます。

さらに、災害発生時の防災責任者・火元責任者・備蓄品管理担当など、日ごろから各役割の担当を決め、ことが起きたときに迅速に、確実に対応が行えるような体制づくりも重要です。

③オフィスレイアウトの工夫、危険物の確認も！

被害を抑え、避難経路を確保するために、十分な通路の幅を確保することが大切です。

「建築基準法」によると、オフィスビルでは両側に部屋がある場合は1.6m、片側に部屋がある場合は1.2m以上の通路幅が必要と定められています。

出典：建築基準法施行令

「消防隊進入口マークや排煙窓がある場所は、家具や荷物で塞がない」「避難誘導灯を物で隠さない」「ドアの周りにキャスター付きの家具や転倒しやすい棚などを置かない」ことを意識しましょう。

家具の固定には、ボルトとネジで家具を固定する「L字金具」、ネジを使わず天井や壁と家具を押し当てて固定する「突っ張り棒」が使えます。キャスター付きの家具同士を繋げて移動を防止する「ベルト式金具」もあります。

家具の前面下部に挟み込んで転倒を防止する「ストッパー」や、キャスター付き家具の下部に設置する「キャスター下皿」、電子機器などの下部に設置する「粘着マット」、引き出しが勝手に開くことを防止する締り金具「ラッチ（空錠）」の取り付け、ガラスが割れて飛び散ることを防止する「飛散防止フィルム」をガラスに貼り付け、といった対策をしておきましょう。

また、企業の事業の継続、早期復旧のために、普段から定期的にシステムやデータのバックアップをしておくことも非常に重要です。

④従業員みんなで防災に取り組む

背の高い家具や重量のある家具の場所、収納棚、灯油や塗料などの容器の保管場所、火を使用する設備などが、オフィス内のどこにあるのか、日ごろから意識をし、安全確認をしておきます。

消火器や非常口の場所、備蓄品が保管されている場所も、しっかりと認識しておきましょう。こうした認識は、従業員全体できちんと共有しておくことが非常に大切です。

何より重要なのが、「各従業員が防災について考える機会を設ける」こと。

定期的な避難訓練の実施はもちろん、視覚的にどこにあるのかわかりやすい備蓄品の保管、情報の掲示のしかたを工夫すること、各個人による備えをしてもらうことが有効です。

例えば、ハイヒールで長距離を歩くことは現実的ではありません。普段から非常用の靴を用意する、持病がある従業員は常備薬を備えておくなど、各個人にも災害時には何が必要で、どのような行動をとるのか考えてもらう機会をぜひ設けてみてください。

⑤万一の際に慌てないために

災害という非常時に慌てないために、平常時から準備をしておき、ルールを決めておくことが必要です。

あらかじめ、オフィス近隣の災害危険度を知っておくために、「ハザードマップ」をチェックしておきましょう。

「ハザードマップ」とは、一般的に「自然災害による被害の軽減や防災対策に使用する目的で、被災想定区域や避難場所・避難経路などの防災関係施設の位置を表示した地図」のこと。
その地域の土地の成り立ちや災害の素因となる地形・地盤の特徴、過去の災害履歴、避難場所・避難経路などの防災地理情報をもとに作成されています。

国土交通省では、「ハザードマップポータルサイト」を運営しているので、あらかじめ目を通しておきましょう。
「ハザードマップポータルサイト」

また、企業が一丸となって災害時への取り組みを進めるために、「BCP（事業継続計画）」や「防災マニュアル」を策定しておくのもよいでしょう。

「中小企業庁」によると、「BCPとは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと」。

「中小企業庁」BCP（事業継続計画）とは

災害時に迅速かつ冷静な判断をしながら避難を実行するために、災害時に役立つ自社独自の「防災マニュアル」を作成しておきたいもの。これは「行動指針・役割分担」を明確にすることが目的です。

「総括責任者」「避難誘導担当」「消化担当」などの役割を明確にしておくほか、災害時の状況把握・通信手段の確保や従業員への情報伝達・安否確認など、情報収集の具体的な方法の実践・取りまとめの体制を形成しておきます。

防災マニュアルは、マニュアルがきちんと機能するのか、自社にとってベストな内容なのか、避難訓練の後など定期的に見直し、更新しましょう。